Panduan Lengkap: Cara Menulis Undangan dan Surat Permohonan Liputan Media dengan Contoh
Menulis undangan dan surat permohonan liputan media yang efektif adalah kunci untuk memastikan acara atau proyek Anda mendapatkan perhatian yang layak dari media.
Apakah Anda mencari cara menulis undangan dan surat permohonan liputan media yang efektif? Artikel ini menyediakan panduan lengkap tentang menulis undangan liputan media dan surat permohonan liputan media, disertai dengan contoh-contoh yang dapat Anda gunakan.
Panduan Menulis Undangan dan Surat Permohonan Liputan Media
Menulis undangan dan surat permohonan liputan media yang efektif adalah kunci untuk memastikan acara atau kegiatan Anda mendapatkan perhatian dari media. Berikut adalah langkah-langkah dan detail untuk menulis undangan dan surat permohonan liputan media yang menarik dan profesional:
1. Tentukan Tujuan dan Sasaran
Sebelum menulis undangan dan surat permohonan liputan media, pastikan Anda mengetahui dengan jelas tentang tujuan acara dan siapa yang menjadi target undangan. Apakah acara tersebut adalah peluncuran produk, seminar, atau kegiatan amal? Identifikasi media yang relevan dengan jenis acara Anda.
2. Gunakan Format yang Jelas dan Profesional
Menulis undangan dan surat permohonan liputan media sebaiknya menggunakan format yang profesional. Gunakan bahasa yang sopan dan formal. Pastikan semua informasi penting seperti tanggal, waktu, lokasi, dan agenda acara tercantum dengan jelas.
3. Tuliskan Judul yang Menarik
Judul undangan atau surat harus menarik perhatian dan memberikan gambaran singkat tentang acara. Contoh judul yang menarik:
- “Hadiri Peluncuran Inovasi Terbaru Kami – Eksklusif untuk Media!”
- “Liputan Media Diperlukan: Acara Amal Spektakuler untuk Pendidikan Anak”
- “Undangan Khusus: Peresmian Pabrik Baru yang Ramah Lingkungan”
4. Sertakan Informasi Detail Acara
Di dalam menulis undangan dan surat permohonan liputan media, jelaskan detail acara dengan lengkap. Sertakan:
- Nama acara
- Tanggal dan waktu
- Lokasi
- Agenda acara
- Pembicara atau tamu istimewa
- Informasi kontak untuk konfirmasi kehadiran
5. Jelaskan Manfaat untuk Media
Media perlu mengetahui manfaat apa yang mereka dapatkan dari meliput acara Anda. Jelaskan nilai berita dari acara tersebut, seperti eksklusivitas, materi pers, atau kesempatan wawancara dengan tokoh penting.
6. Lampirkan Materi Pendukung
Sertakan materi pendukung seperti press release, brosur, atau foto terkait yang dapat membantu media memahami konteks acara. Ini juga memudahkan mereka dalam menulis berita.
7. Call to Action (CTA)
Akhiri undangan atau surat dengan ajakan untuk hadir dan berpartisipasi. Contoh CTA: “Kami berharap kehadiran Anda untuk meliput acara ini. Mohon konfirmasi kehadiran melalui email atau nomor telepon berikut.”
8. Kirim Undangan dengan Tepat Waktu
Kirim undangan atau surat setidaknya satu minggu sebelum acara berlangsung. Hal ini memberikan waktu yang cukup bagi media untuk merencanakan peliputan.
Contoh Undangan Liputan Media
Undangan liputan media adalah surat atau pesan formal yang dikirimkan kepada media untuk mengundang mereka menghadiri dan meliput sebuah acara tertentu. Berikut adalah contoh undangan liputan media:
[Judul: Hadiri Peluncuran Inovasi Terbaru Kami – Media First Look!]
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Wartawan/Media],
Dengan hormat,
Kami dengan senang hati mengundang Anda untuk hadir dan meliput acara peluncuran produk terbaru kami, XYZ, yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal: [Tanggal Acara]
Waktu: [Waktu Acara]
Lokasi: [Lokasi Acara]Acara ini akan menampilkan [nama pembicara] dan berbagai aktivitas menarik lainnya. Kami percaya acara ini memiliki nilai berita yang tinggi dan akan menarik bagi pembaca/khalayak Anda.
Mohon konfirmasi kehadiran Anda melalui email ini atau dengan menghubungi [Nama Kontak] di nomor [Nomor Kontak].
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Salam,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
[Perusahaan Anda]
[Kontak Email]
[Nomor Telepon]
Contoh Surat Permohonan Liputan Media
Surat permohonan liputan media adalah surat yang dikirimkan kepada media untuk meminta mereka meliput atau menyoroti suatu topik, proyek, atau kegiatan tertentu yang mungkin tidak terkait dengan acara khusus. Berikut adalah contoh surat permohonan liputan media:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Wartawan/Editor],
Dengan hormat,
Saya [Nama Anda], [Posisi Anda] di [Nama Perusahaan/Organisasi]. Kami adalah [deskripsi singkat tentang perusahaan/organisasi].
Melalui surat ini, kami ingin meminta bantuan [Nama Media] untuk meliput [topik/proyek/kegiatan] yang sedang kami lakukan. Kegiatan ini memiliki nilai berita yang tinggi dan kami yakin akan memberikan wawasan yang bermanfaat bagi khalayak luas.
[Keterangan lebih lanjut tentang topik/proyek/kegiatan, termasuk detail yang relevan seperti tujuan, manfaat, dan dampak yang diharapkan.]
Kami berharap [Nama Media] dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memberikan kesempatan bagi kami untuk berbagi informasi lebih lanjut. Mohon konfirmasi atau informasi lebih lanjut dapat disampaikan melalui email ini atau dengan menghubungi [Nama Kontak] di nomor [Nomor Kontak].
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Salam,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
[Perusahaan Anda]
[Kontak Email]
[Nomor Telepon]
Jadi apa bedanya? bukankah berarti cara menulis undangan dan surat permohonan liputan media sama saja? Jawabannya relatif namun gambaran besar perbedaannya kami rangkum di tabel berikut:
| Aspect | Undangan Liputan Media | Permohonan Liputan Media |
| Purpose | Mengundang media untuk menghadiri dan meliput acara tertentu | Meminta media untuk meliput atau menyoroti topik, proyek, atau kegiatan tertentu |
| Formality | Formal | Formal |
| Content Focus | Detail acara seperti tanggal, waktu, lokasi, agenda, dan pembicara | Detail tentang topik, proyek, atau kegiatan serta manfaatnya bagi khalayak |
| Call to Action | Mengkonfirmasi kehadiran untuk menghadiri acara | Mengkonfirmasi atau mempertimbangkan permohonan liputan |
| Example Titles | “Hadiri Peluncuran Inovasi Terbaru Kami – Eksklusif untuk Media!” | “Permohonan Liputan untuk Proyek Pendidikan Anak di Daerah Terpencil” |
| Use Case | Acara peluncuran, seminar, konferensi, atau kegiatan amal | Proyek, kampanye, inisiatif sosial, atau berita penting lainnya |
| Supporting Materials | Brosur acara, agenda, dan informasi kontak | Informasi detail tentang proyek, statistik, dan tujuan permohonan |
| Sender’s Introduction | Perkenalan diri dan organisasi serta tujuan acara | Perkenalan diri dan organisasi serta latar belakang proyek atau topik |
| Detailed Information | Nama acara, tanggal, waktu, lokasi, agenda, pembicara | Detail topik, tujuan, manfaat, dan dampak dari proyek atau kegiatan |
| Outcome Expected | Kehadiran media untuk meliput acara secara langsung | Peliputan atau penyorotan topik oleh media, tidak selalu terkait dengan acara |
Semoga panduan Menulis Undangan dan Surat Permohonan Liputan Media ini dapat membantu anda. Jika anda membutuhkan bantuan kami untuk melakukan asistensi dalam hal ini, anda bisa membaca artikel kami disini, mengenai jasa kami. Anda juga bisa mengunjungi website kami di www.gki.co.id atau hubungi kami melalui WhatsApp disini untuk mendapatkan penawaran eksklusif dan informasi lebih lanjut tentang bagaimana jasa peliputan media nasional dari GKI dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda.
Dengan GKI, pastikan setiap cerita sukses Anda didengar oleh audiens yang tepat, dan bagaimana brand Anda mendapatkan pengakuan publik dan kepercayaan yang lebih luas. Investasikan dalam jasa peliputan media nasional kami dan raih eksposur yang lebih besar serta kesuksesan jangka panjang.
