Event Hybrid, Bagaimana Cara Mengukur Efektivitasnya?

Author: editorial staff April 19, 2024 8 min read

Mengukur keberhasilan event hybrid dan peningkatan brand awareness menjadi krusial, memerlukan integrasi metrik yang tepat dan strategi analitis yang mendalam untuk memastikan hasil yang optimal dan pertumbuhan merek yang berkelanjutan.

Event Hybrid, setelah sebelumnya kita membahas soal bagaimana mengoptimalkan event marketing pasca pandemi (baca artikel sebelumnya disini) kali ini kita akan membahas sedikit lebih detail bagaimana cara mengukur KPI nya. Mengukur keberhasilan suatu event, terutama event hybrid, penting untuk memastikan bahwa mereka tidak hanya memenuhi tetapi juga melampaui ekspektasi peserta dan penyelenggara.

Menentukan KPI untuk Event Hybrid

Untuk mengukur keberhasilan event hybrid secara efektif, penting untuk menetapkan Key Performance Indicators (KPI) yang tepat. Berikut adalah beberapa KPI penting yang dapat digunakan:

1. Attendance & Participation:
   • Jumlah Peserta: Menghitung total jumlah peserta yang hadir secara fisik dan virtual. Ini memberikan gambaran langsung tentang daya tarik event.
   • Rasio Pendaftaran ke Kehadiran: Menganalisis berapa banyak orang yang mendaftar dibandingkan dengan yang benar-benar hadir. Rasio ini membantu menilai efektivitas promosi dan minat nyata terhadap event.
2. Engagement Rate:
   • Interaksi Selama Event: Mengukur jumlah pertanyaan, komentar, dan partisipasi dalam polling. Keterlibatan ini adalah indikator kunci dari seberapa interaktif dan menariknya sesi tersebut.
   • Durasi Partisipasi: Menilai berapa lama rata-rata peserta menghabiskan waktu dalam event, baik secara online maupun offline. Durasi yang lebih panjang biasanya menunjukkan konten yang lebih menarik.
3. Aktivitas Pasca-Event:
   • Tindak Lanjut: Menghitung jumlah peserta yang mengunduh materi event, mengisi survei feedback, atau mendaftar untuk event atau produk selanjutnya.
   • Konversi: Melacak konversi yang terjadi sebagai hasil langsung dari partisipasi dalam event, seperti pembelian produk atau pendaftaran layanan.

KPI ini tidak hanya membantu mengukur hasil langsung dari event, tetapi juga memberikan insight untuk memperbaiki dan menyempurnakan event future.

Alat Pengukuran untuk Event Hybrid

Mengukur keberhasilan event hybrid membutuhkan penggunaan alat-alat pengukuran yang tepat untuk mengumpulkan data yang relevan. Berikut adalah beberapa alat yang umum digunakan:

1. Perangkat Lunak Manajemen Event:
   • Platform seperti Eventbrite atau Whova: Alat-alat ini menyediakan fungsi manajemen acara yang lengkap dan fitur analisis untuk mengukur kehadiran dan keterlibatan. Mereka dapat mengintegrasikan data dari peserta fisik dan virtual, memberikan dashboard yang menyeluruh untuk melihat performa event secara keseluruhan.
2. Platform Engagement Virtual:
   • Zoom atau Hopin: Platform ini menyediakan metrik keterlibatan detail, seperti durasi partisipasi, tingkat interaksi dalam chat dan Q&A, serta keaktifan dalam sesi polling. Metrik ini sangat berguna untuk menilai seberapa baik segmen virtual dari event hybrid menarik perhatian dan partisipasi peserta.
3. Analitik Web:
   • Google Analytics: Alat ini sangat penting untuk mengukur trafik dan perilaku pengguna di situs web event. Analitik dapat melacak sumber pengunjung, durasi kunjungan, halaman yang paling banyak dilihat, dan tindakan konversi, yang semuanya penting untuk menilai keefektifan promosi dan konten online. Alat ini dikawinkan secara penggunaannya dengan alat lain untuk melihat perjalanan user ketika terpapar event hybrid.
4. Peralatan Feedback dan Survei:
   • SurveyMonkey atau Google Forms: Menggunakan alat survei untuk mengumpulkan feedback pasca- event hybrid dari peserta. Survei dapat membantu mengukur kepuasan peserta, memperoleh saran untuk perbaikan, dan mengidentifikasi aspek-aspek yang paling dihargai oleh peserta.

Penggunaan alat-alat ini memungkinkan penyelenggara untuk mengumpulkan data yang diperlukan untuk analisis kuantitatif dan kualitatif, memberikan gambaran lengkap tentang efektivitas dan dampak event.

Strategi Mengumpulkan dan Menganalisis Data

Setelah alat pengukuran ditetapkan, mengumpulkan dan menganalisis data menjadi langkah krusial untuk mengevaluasi keberhasilan event hybrid. Berikut adalah strategi efektif untuk melakukan ini:

1. Pengumpulan Data Terpadu:
   • Integrasi Data dari Berbagai Sumber: Menggabungkan data dari perangkat lunak manajemen event, platform engagement virtual, dan analitik web. Cara ini memberikan pandangan holistik tentang semua aspek event, dari attendance hingga engagement dan konversi.
   • Dashboard Analitik: Menggunakan dashboard yang memvisualisasikan data secara real-time dapat membantu mengidentifikasi tren dan pola selama event berlangsung. Ini sangat berguna untuk membuat keputusan cepat untuk peningkatan event yang sedang berlangsung.
2. Analisis Lebih Lanjut:
   • Segmentasi Data: Melakukan segmentasi data berdasarkan demografi peserta, perilaku selama event, dan jenis keterlibatan mereka. Segmentasi ini dapat mengungkapkan insight tentang kelompok peserta yang paling aktif atau aspek dari event yang paling menarik.
   • Analisis Trend dan Pola: Menggunakan teknik analisis statistik dan machine learning untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang berkontribusi terhadap keberhasilan atau kegagalan aspek tertentu dari event. Hal ini dapat membantu dalam merencanakan event masa depan yang lebih efektif.
3. Evaluasi Feedback:
   • Analisis Feedback Pasca-Event: Menyelaraskan feedback yang diterima dari survei dengan data kuantitatif yang dikumpulkan. Memahami bagaimana persepsi peserta tentang event berbanding dengan data perilaku mereka.
   • Workshop dan Diskusi Pasca-Event: Mengadakan sesi refleksi dengan tim penyelenggara untuk mendiskusikan hasil dan feedback, dan merencanakan strategi perbaikan untuk event mendatang berdasarkan analisis data.

Mengimplementasikan strategi ini tidak hanya memungkinkan penyelenggara event untuk mengukur efektivitasnya secara akurat, tetapi juga memberikan dasar yang kuat untuk membuat perbaikan yang diperlukan dan meningkatkan kualitas event hybrid di masa depan.

Referensi lebih lanjut mengenai event hybrid: https://agievent.com/news/hybrid-event

Contoh Studi Kasus

1. Latar Belakang Event:
   • Deskripsi Event: Sebuah perusahaan teknologi multinasional menyelenggarakan konferensi tahunan untuk memperkenalkan produk baru dan menggalang kolaborasi industri.
   • Tujuan: Meningkatkan kesadaran produk dan memperkuat komunitas pengembang melalui interaksi yang berarti, baik secara fisik maupun virtual.
2. Pengaturan KPI yang Spesifik:
   • Peserta: Target 800 peserta fisik dan 5000 peserta virtual.
   • Engagement: 2000 interaksi di sesi Q&A, 5000 partisipasi polling, 80% peserta mengakses materi presentasi.
   • Retention: 75% peserta virtual tetap terhubung lebih dari 3 jam.
3. Alat Pengukuran dan Implementasi:
   • Event Management Software (Whova): Untuk tracking registrasi, kehadiran, dan partisipasi dalam sesi tertentu pada event hybrid.
   • Platform Virtual (Hopin): Mengintegrasikan fitur interaksi seperti live polling, Q&A, dan virtual networking rooms.
   • Google Analytics: Dipasang di laman event untuk melacak klik, durasi sesi, dan perilaku pengguna pada materi digital.
4. Proses Pengumpulan dan Analisis Data:
   • Data Kuantitatif: Data kehadiran dan interaksi dikumpulkan secara real-time melalui dashboard integrasi Hopin dan Whova, menunjukkan puncak keterlibatan dan area dengan partisipasi rendah.
   • Data Kualitatif: Survei pasca-event yang mendalam dikirim kepada semua peserta, menanyakan tentang pengalaman mereka, konten yang paling berkesan, dan saran untuk perbaikan.
5. Hasil yang Diperoleh:
   • Insight Keterlibatan: Analisis menunjukkan bahwa sesi dengan topik teknologi terbaru mendapatkan keterlibatan tertinggi, sementara sesi panjang menunjukkan penurunan keterlibatan terutama dari peserta virtual.
   • Masukan untuk Perbaikan: Feedback menunjukkan kebutuhan akan lebih banyak sesi interaktif dan keinginan untuk platform networking yang lebih efektif.
6. Rencana Tindak Lanjut:
   • Penyesuaian Konten: Mengurangi durasi sesi dan menambahkan lebih banyak sesi break dengan konten ringan untuk mempertahankan minat.
   • Penyempurnaan Teknis: Meningkatkan fitur networking virtual dengan software lebih canggih untuk memfasilitasi interaksi yang lebih organik dan produktif.
   • Follow-up: Menyelenggarakan webinar lanjutan dengan topik paling populer untuk mempertahankan engagement dan memperdalam materi yang telah disampaikan.

Pertanyaan yang biasanya sering muncul adalah, bagaimana caranya jika pelaku bisnis melakukan event ini tidak hanya sebatas event marketing tetapi bagian dari rencana besar untuk meningkatkan brand awareness.

Apakah ada metrik yang berbeda yang digunakan?

Pada dasarnya untuk mengukur peningkatan brand awareness biasanya membutuhkan langkah tambahan untuk mengukur beberapa indikator yang memiliki sumbangsih ke KPI yang sudah ditetapkan.

Perlu diperhatikan bahwa proses membangun sebuah brand sifatnya marathon dan membutuhkan waktu yang tidak singkat. Namun dalam konteks ini, mengukur peningkatan brand awareness melalui event hybrid memerlukan pendekatan yang sedikit berbeda, meskipun beberapa metrik yang telah disebutkan dalam studi kasus dapat memberikan insight terkait.

Untuk secara spesifik mengukur peningkatan brand awareness, kita bisa mengintegrasikan beberapa metrik dan teknik tambahan yang lebih langsung menargetkan aspek ini:

1. Pra dan Pasca Survei Kesadaran Merek:
   • Melakukan survei kesadaran merek sebelum dan setelah event. Ini bisa mencakup pertanyaan tentang seberapa familiar peserta dengan merek, produk, atau layanan yang ditawarkan.
   • Perbandingan hasil survei ini akan menunjukkan perubahan dalam tingkat kesadaran merek.
2. Menganalisis Traffic dan Pencarian Web:
   • Menggunakan Google Analytics untuk mengamati lonjakan trafik ke website perusahaan selama dan setelah event hybrid berlangsung. Peningkatan kunjungan bisa diindikasikan sebagai tumbuhnya kesadaran.
   • Melacak kenaikan dalam pencarian organik atau berbayar yang terkait dengan merek bisa juga menunjukkan peningkatan awareness.
3. Engagement di Media Sosial:
   • Mengukur peningkatan jumlah followers, likes, shares, dan komentar pada platform media sosial.
   • Alat seperti Brandwatch atau Hootsuite dapat digunakan untuk menganalisis sentiment dan seberapa luas postingan terkait event dibicarakan atau dibagikan, yang merupakan indikator langsung dari peningkatan awareness.
4. Cakupan Media dan Earned Media Value (EMV):
   • Menghitung jumlah dan kualitas cakupan media yang diperoleh sebagai hasil dari event. Ini termasuk artikel, blog posts, dan segmen berita.
   • Menggunakan metrik seperti Earned Media Value untuk mengestimasi nilai ekonomi dari cakupan ini dalam hal brand exposure dan awareness.
5. Analisis Feedback dan Ulasan:
   • Memperhatikan seberapa sering merek disebut dalam feedback atau ulasan positif pasca-event. Ulasan ini bisa datang melalui survei, media sosial, atau platform review.